Unsere Jubiläumskunden: Open-Xchange (2013)

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Unsere Jubiläumskunden: Open-Xchange (2013)

Anlässlich unseres fünfjährigen Bestehens lassen wir die letzen Jahre Revue passieren. Begleiten Sie uns in unserem Jubiläumsmonat September durch unsere Unternehmensgeschichte. Jeweils am Dienstag werden wir einen Kunden stellvertretend aus dem entsprechenden Jahr unseres Bestehens vorstellen. Heute schauen wir auf das Jahr 2013.

Schon im Vorjahr begann ein Projekt mit unserem langjährigen Referenzkunden Open-Xchange (OX), für die wir in vielen Belangen bereits tätig waren. So zum Beispiel bei der Erarbeitung von Service- und Supportprozessen oder bei Entwicklung einer auf die Unternehmensprozesse abgestimmten Projektmanagement-Methodik.

Die Open-Xchange AG ist mit ihren Unternehmenstöchtern an verschiedenen Standorten tätig. Sie bietet offene, konfigurierbare cloudbasierte Softwarelösungen für Hosting-Provider an, die diese in ihre bestehende Plattformen integrieren können. Auf diese Weise entstehen skalierbare Groupware-Lösungen mit Mail-, Kalender- und Dateiaustausch-Komponenten.

Im Jahr 2012 erhielt OX die Möglichkeit eine ganze Reihe von ehemaligen Mitarbeitern des OpenOffice.org-Projektes am Standort Hamburg zu übernehmen. Die Wurzeln des freien Office-Paketes, das aus einer Kombination verschiedener Programme zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und zum Zeichnen besteht, gehen bis auf die Hamburger Firma StarDivision zurück.

Aus StarOffice wird OpenOffice.org wird OX Documents

Nachdem diese im Jahr 2000 den Quellcode ihres StarOffice offen gelegt hatte, wurde das Paket dann durch Sun Microsystems weiter gepflegt. Sun wurde seinerseits durch Oracle übernommen, so dass OpenOffice.org in deren Besitz überging. 2010 kam es aufgrund von Unzufriedenheit über Oracles Lizenz- und Entwicklungspolitik zu einer Abspaltung einer Reihe von Entwicklern, die fortan als The Document Foundation ihre Version „LibreOffice“ anboten. Infolgedessen übertrug Oracle 2011 seine Rechte an OpenOffice.org an die Apache Software Foundation. Zugleich trennte sie sich von den übrig gebliebenen Mitarbeitern, die all die Jahre immer an OpenOffice.org gearbeitet hatten – unter mehrfach wechselnden Eigentümern.

Diese Mitarbeiter traten nun auf Umwegen mit Open-Xchange in Kontakt, wo man sehr schnell die once-in-a-lifetime-Chance erkannte: Die Entwicklung und Integration eines webbasierten Office-Paketes in die vorhandene Groupware-Lösung von Open-Xchange.

Dahinter stand die Erkenntnis, dass im täglichen Miteinander die Zusammenarbeit zwischen Menschen nicht nur im Senden und Empfangen von E-Mails, der Vereinbarung gemeinsamer Termine und dem Austausch von Dokumenten besteht. Vielmehr ist die echte Kollaboration das synchrone Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten, ohne dazu die Dokumente per Mail hin- und herschicken zu müssen.

Freud und Leid des Dateiaustausches – Layoutprobleme

Wer schon einmal Dateien mit Kunden und Kollegen ausgetauscht hat, die verschiedene Office-Pakete verwenden und sei es nur in unterschiedlichen Versionsständen oder auf verschiedenen Plattformen, weiß, wie komplex das werden kann. Mal fehlen die hier verwendeten Fonts auf dem Computer des Empfängers, oder es wird das Layout des Dokumentes unterschiedlich dargestellt.

In der neuen Welt von OX und OpenOffice.org (die nun so nicht mehr hießen) sollten Dokumente auf dem Server liegen bleiben und dort gemeinsam bearbeitet werden. Veränderungen am Dokument würden nicht in deren Datei hinterlassen, sondern als Transaktionen gespeichert werden. Diese Transaktionen könnten dann von dem jeweiligen Officepaket interpretiert und in der eigenen, nativen Weise umgesetzt werden, ohne dass es zu Layout- und Informationsverlust käme.

Soweit der (stark vereinfachte) Hintergrund zur Entscheidung von Open-Xchange, die ehemaligen StarDivision-/Sun Microsystems-/Oracle-Mitarbeiter zu übernehmen. Die Herausforderungen bestanden nun darin, diese Mitarbeiter schnellstmöglich in das Unternehmen einzubinden, ohne sie an den Olper Entwicklungsstandort umziehen zu können. Schließlich waren die neuen Mitarbeiter keine ledigen, mobilen Hochschulabsolventen, sondern hatten bereits zehn, fünfzehn und mehr Jahre an Erfahrung dabei. In der Zeit waren die meisten von ihnen mit ihren Familien in Hamburg sesshaft geworden. Gleichzeitig sollte die Produktentwicklung rasch voran getrieben werden, um die ehrgeizigen Terminpläne einhalten und dem Wettbewerb die berühmte Nasenlänge voraus sein zu können.

Integration von Prozessen und Infrastruktur

In einem Interimsmandat ging es jetzt darum, in Hamburg mit den neuen, nunmehr Open-Xchange-Mitarbeitern, einen weiteren OX-Standort aufzubauen. Das bedeutete ganz bodenständig die Suche nach einer geeigneten Immobilie sowie die Planung und Umsetzung des Umzuges aus den bisherigen Büros in einem Businesscenter. Parallel dazu mussten die neuen Mitarbeiter möglichst rasch ihre fachlichen Ansprechpartner an den anderen Standorten kennenlernen und sich mit ihnen über die Rahmenbedingungen der Software-Integration abstimmen.  Das Ganze musste passieren, ohne die Zeitpläne und Roadmaps der Entwicklungsprojekte aus dem Auge zu verlieren. Einige Rollen in der neuen Organisation waren noch nicht fertig definiert und für einige Personen war es neu, Führungsaufgaben zu übernehmen.

Das Schiff geht im sicheren Hafen vor Anker

Dennoch haben wir es geschafft, im Herbst den Umzug in das neue Büro mit einer zünftigen Einweihungsfeier zu begehen. Nun galt es, einen Rhythmus in den Alltag am neuen Standort zu bringen und die Zusammenarbeit mit den anderen, bestehenden Funktionen von OX zu etablieren. Verschiedene Kulturen wollten ineinander integriert werden. Das wurde im Laufe des Jahres 2013 weitgehend erreicht und Anfang 2014 durch eine Maßnahme zur unternehmensweiten Führungskräfte-Entwicklung noch weiter gefestigt.

Mittlerweile hat Open-Xchange, auch aufgrund des Alleinstellungsmerkmales der OX Documents eine installalierte Basis von über 120 Millionen Mailbox- und Groupware-Benutzern.

By |2017-05-22T22:53:37+00:0022. September 2015|Case Studies, Coaching, Führung, Kommunikation, Organisation, Personal, Projektmanagement|0 Comments

About the Author:

Kai Altenfelder ist geschäftsführender Gesellschafter und Senior-Berater der pro accessio GmbH & Co. KG. Die Unternehmensberatung für systemische Strategie-, Personal- und Organisationsentwicklung unterstützt Organisationen in Auf- und Umbruchphasen bei der Umsetzung von wirksamen Veränderungen. Dabei stehen die Verbesserung von Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit durch die Hinwendung zu mehr Kundenorientierung im Vordergrund. Seit 2016 ist er erster und bislang einziger zertifizierter Trainer für Knowledge-Centered Service (KCS) im deutschsprachigen Raum.

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