SerWiss-Recap Teil 2: Da lässt sich was draus machen!

Endlich was draus machen: Im ersten Artikel dieses Zweiteilers haben wir Ihnen berichtet, wie weniger unser Konzept als viel mehr seine praktische Umsetzung zum Kernstück unseres Projekts wurden. Heute zeigen wir Ihnen, mit welchen Tricks und Kniffen wir diesen Problemen zu Leibe gerückt sind:

Personaldecke – Häppchen draus machen!

Die dünne Personaldecke war unsere erste große Hürde, vor der wir zugegeben mehrere Male stoppen mussten. Da wir sie de facto nicht überspringen konnten, mussten wir nach Wegen drumherum suchen und bastelten uns schnell eine Strategie zusammen, die wir immer wieder anwenden würden: kleinere Häppchen.

Man muss dazu wissen, dass es einen Grund gibt, warum viele Meilensteine oft als große und lange Treffen angelegt sind: wenn man schonmal alle zusammen hat, sollte man diese Zeit möglichst effektiv nutzen, und viele kleine Unterbrechungen stören die Konzentration und sind kontraproduktiv. Im Normalfall würden wir Ihnen also immer raten, lieber das eine große Zeitinvestment auf einmal zu machen, als in Raten mit vielen Ineffizienz-Zinsen.

Trotzdem ist der „Best Value“-Ansatz manchmal eben nicht realistisch. Und ganz offen: es war hart, anzuerkennen, dass kleinere und weniger effiziente Schritte am Ende des Tages effektiver sind, als ein effizienter Workshop, der einfach nicht stattfinden kann.

Also: halbe statt ganze Workshop-Tage, Module der Design Session, die als Hausaufgabe mitgenommen wurden, Mini-Testläufe und Demos…

Rückblickend können wir uns über den Weg freuen, den wir zurückgelegt haben, seit wir die viel zu großen Siebenmeilenstiefel ausgezogen haben. Am Anfang war das für uns aber die mit Abstand bitterste Pille.

Vorhandene Systeme – Upgrades

Was können Sie draus machen, wenn die IT-Landschaft eher spartanisch ist? Ganz offen: nicht viel. Keiner unserer Anwendungspartner ist drumherum gekommen, die eigene Softwarelandschaft aufzurüsten. Und so hoch, wie machen Software-Kosten sind, hätte das die bitterste Niederlage werden können. Wir hatten in wenig Bereichen mehr Kopfschmerzen.

Wir hatten nur eine  Option etwas gutes draus zu machen und das war, die Softwarebeschaffung so gut wie möglich vorzubereiten und einen Anforderungskatalog zu erstellen, mit dem wir knallhart Anbieter aussieben konnten.

Diesen Anforderungskatalog haben wir inzwischen in einen Bericht gegossen und mit einer Bandbreite Anbieter abgeglichen – und dabei jeden Preisrahmen angeschaut. Wir haben auch mit viel Freeware experimentiert und teilweise gute Ergebnisse erzielt, die wir aktuell noch in ein nachvollziehbares Format gießen müssen.

Multitasking – Swarming

Die Überlappung an Fähigkeiten, die uns die Planung am Anfang so schwer gemacht hat, haben wir am Ende in ein Feature umgewandelt. Während wir mit einem wissenszentrierten Dokumentationsansatz gestartet sind, haben wir uns irgendwann gefragt: lassen wir in einer so komplexen Umgebung nicht zu viel liegen, wenn wir uns auf Wissensartikel versteifen? So kam der Intelligent Swarming Ansatz ins Spiel. Während wir noch auf Ergebnisse warten, verspricht der Ansatz zum Gamechanger zu werden, da er Fähigkeiten aller Mitarbeiter durchgängig sichtbar macht – anstatt von dem Gedächtnis einzelner Mitarbeiter abhängig zu sein. Damit haben wir den Handlungsspielraum für die Einsatzplanung erweitert – wie sehr das die Flexibilität in den Unternehmen steigert, sehen wir erst, wenn wir das Nachher erheben.

Pilot, Modell-Ideen auf kleiner Skala

Wenn uns eins klar geworden ist, dann dass Piloten auf kleiner Skala der Schlüssel zum Erfolg sind. Man kann nicht einen ganzen Mittelständler von heute auf morgen umsatteln. Ein individueller, schrittweiser Übergang ist der einzige wirklich handhabbare Weg, wenn man nicht für mehrere Wochen den ganzen Betrieb lahmlegen möchte. Die Gewinne, die der Pilot erzielt, tun mehr für das Fortschreiten eines Wissensmanagements, als es ein Workshop je könnte.

Ausblick: was wir draus machen

Nach all diesen Erkenntnissen bleibt die Frage: was werden wir draus machen? Noch sind unsere Erkenntnisse viele Tabellen, Kritzeleien, Notizen und Protokolle. Die sind nicht gerade veröffentlichungsfreundlich, also müssen wir sie verständlich und lesbar aufbereiten. Die Ergebnisse stellen wir Ihnen schrittweise auf SerWiss.de vor. Unsere Empfehlung: Bookmarken und bis Mai 2023 immer mal wieder reinschauen! Wir bemühen uns, die Inhalte in der Reihenfolge zu veröffentlichen, in der man sie für eine Umsetzung braucht. Dann können Sie parallel starten, während wir zu Ende schreiben!