Aktuell stehen wir alle vor der neuen Frage: Was muss noch persönlich passieren und was geht schon kontaktlos? Manche gehen gar so weit, in Frage zu stellen,  wofür wir ins in Zukunft überhaupt noch im selben Raum treffen müssen. Virtuelle Meetings haben sich immerhin gut bewiesen. Das steht in hartem Kontrast zu kollaborativen Räumen, die zuletzt so oft geschaffen wurden. Da ging es darum, sich abteilungsübergreifend zu treffen und auszutauschen. Müssen wir uns also bald auf kontaktlose Kollaboration einstellen? Wenn man es mal genau nimmt, war Kollaboration eigentlich immer das Hauptargument gegen Home Office. Man sieht die anderen gar nicht. Es gibt keinen richtigen Austausch. Wie kriegt man mit, woran die anderen arbeiten? Das sind tatsächlich alles valide Argumente. Nicht zuletzt deshalb haben wir Co-Working Spaces oder Think Tanks in Besprechungsräumen eingerichtet. Aber wie so oft stellt sich die Frage, ob wir nicht hin und wieder Dinge neu denken sollten. Machen Sie die Gedankenübung deshalb doch gerne einmal mit uns mit:

Was brauche ich für Kollaboration?

Wo wir nicht drum herum kommen sind verschiedene Kollegen. Je diverser desto besser, immerhin wollen wir neue Ansätze und verschiedene Perspektiven. Die bleiben also schon mal.

Wenn Kollegen dann das Kollaborieren anfangen, sammeln sie. Zuerst Ihre Gedanken. Dann Ihre Lösungsansätze. Danach ihre Gegenargumente. Und daraus entsteht dann eine Schlaufe, die durchlaufen wird, bis die vielen Perspektiven sich endlich auf einen Konsens geeinigt haben. Das passiert meistens auf der Tonspur, wird aber viel von non-verbalen Signalen unterstrichen. Was davon lässt sich also in kontaktlose Kollaboration ummünzen?

Verbale Kommunikation

Verbale Kommunikation ist eine synchrone Kommunikationsform. Das heißt, es gibt keine Verzögerung zwischen dem Sender und Empfänger. So synchron wie die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist nicht mal das Telefon: hier gibt es eine leichte Latenz, je nach dem wie gut die Leitung ist. Besonders gut zu beobachten ist das in der Video-Telefonie. Da fällt man sich häufiger ins Wort, weil die Latenzen oft als verlängerte und bewusste Pausen wahrgenommen werden. Tatsächlich hat der Gegenüber aber schon zuvor etwas gesagt, die Übertragung ist nur ein paar Millisekunden zu langsam.

Unabhängig davon gibt es auch die quasi-synchrone Kommunikation, beispielsweise Chats oder Kurznachrichten. Sie fühlen sich oft synchron an, tatsächlich ist die Zeit, die für das Antworten benötigt wird aber wesentlich länger als bei verbaler Kommunikation. Dafür bleiben die Informationen, die ausgetauscht werden, nachvollziehbar. Bei synchroner Kommunikation gibt es keine automatische Mitschrift.

Informationen lassen sich natürlich sowohl in synchroner als auch quasi-synchroner Kommunikation sammeln. Je synchroner, desto mehr der non-verbalen Signale bleiben erhalten. Wie wichtig dieser Aspekt ist, beleuchten wir in diesem Artikel.

Kontaktlose Kollaboration im virtuellen Raum

Die Grundlagen der Kollaboration lassen sich also recht leicht in den virtuellen Raum übertragen. Sofern es eine Plattform für kontaktlose Kollaboration gibt, kann es losgehen. Es bleibt Ihrem Geschmack überlassen, ob es ein Zoom-Raum für Videotelefonie, ein Chat wie Slack oder etwas ganz anderes ist. Ein Praxis-Beispiel aus dem KCS-Alltag ist beispielsweise der Work-In-Progress-Artikel.

Dabei handelt es sich wie der Name schon sagt nicht um einen fertigen Artikel. Es ist eine leere Seite, die einem Thema gewidmet ist, mit dem sich ein Mitarbeiter gerade befasst.  Durch die Natur von KCS-Abläufen („Search early – search often“) finden sich oft schnell Kollegen, die das selbe Problem mit einem anderen Kunden bearbeiten. Die weitere Kommunikation verläuft dann quasi-synchron im Artikel selbst. Sie sehen, der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Woran hakt es dann aber?

Schön und gut, aber so wirklich stellt sich die Kollaboration trotz der tollen Video-Chats nicht ein?  Dann fehlt bei Ihnen die klare Definition von Kollaborationsaufgaben. Es gibt viele Aufgaben, die Mitarbeiter ohne Umschweife selbst erledigen können. Diese Selbstständigkeit wünschen Sie sich immerhin. Oft sind diese Aufgaben einfach oder etwas kompliziert und erfordern mehrere Schritte. Sobald es aber komplex wird, die Zusammenhänge also nicht mehr völlig klar sind, dann ist Kollaboration gefragt. Und dann sollten Ihre Mitarbeiter gar nicht erst anfangen, selbst Lösungen zu suchen, sondern gleich auf die Suche nach Verbündeten gehen. Was ist bei Ihnen, in Ihrem Unternehmen oder Team, also eine Kollaborationsaufgabe? Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur für Kollaboration, sondern auch dafür, wann sie kollaborieren sollen.

Und berichten Sie uns dann Ihre Erfahrungen, wie sich Kollaboration bei Ihnen entwickelt hat!

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„We are thrilled to have Kai Altenfelder join our elite group of Certified KCS Trainers. Kai not only brings rich experience as trainer and consultant he has had first hand experience with KCS in an operational environment as an early adopter of KCS at SUSE Linux / Novell. Kai recently hosted a KCS Practices v5 workshop in Stuttgart. Congratulations to our first group of KCS Practices v5 Certified people in Germany!”

Greg Oxton, Executive Director, Consortium for Service Innovation

Der Trainer war zu jeder Zeit flexibel, hilfsbereit und praxisnah. Er hat das Thema KCS sehr verständlich und nachhaltig transportiert. Ich kann sowohl den Workshop als auch den Trainer nur weiterempfehlen.

A. Lechner, Knowledge Management Methods, Continental AG