Wissensmanagement – 6 Methoden

Dass wir jetzt Wissensmanagement betreiben sollen, schön und gut. Besser Ergebnisse, schnelleres Arbeiten, mehr Einsparung – schon klar. Was wir jetzt aber wirklich mal bräuchten, wäre ein konkreter Ansatz, wie wir das bitte machen sollten. Ich habe für Sie deshalb 6 Methoden zusammengetragen. Welche für Sie am besten passt, das schauen wir uns jetzt mal in Ruhe an.

Man ist recht schnell versucht, ein passendes Tool für Wissensmanagement zu suchen und es dann dabei zu belassen. Immerhin kann das neue System ja alles und das Wissensmanagement sollte damit wie von selbst laufen. Das ist aber ein bisschen zu kurz gedacht, denn Sie müssen es am Ende des Tages immer noch benutzen. Und wenn wir aus der Arbeit mit unseren Kunden einen Schluss gezogen haben, dann diesen: egal was das Tool kann, wenn es nicht zu Ihnen passt, ist es rausgeschmissenes Geld.

Schauen wir also einmal über die häufigsten Tool- Varianten und für wen sie wirklich etwas bringen:

Notizbücher

So einfach kann es nämlich schon losgehen. Ob digital oder klassisch in gebundener Papierform: Wenn Sie Wissen in einem Notizbuch festhalten, managen Sie es schon. Wissensmanagement im Notizbuch ist natürlich auch weniger flexibel, denn die Seiten lassen sich nicht unbedingt neu arrangieren, wenn Sie etwas zu einem bestimmten Thema ergänzen wollen. Aber wenn Sie eh nur wenige Leute sind, warum nicht ein Notizbuch führen und es sich hin und wieder gegenseitig ausleihen? Wenn es Ihnen leichter fällt, kleine Notizen regelmäßig in einem Buch festzuhalten, dann reicht das schon.

Karteien

Quasi die Weiterentwicklung des Notizbuchs, das sich auch neu sortieren lässt. Und damit auch für einen größeren Personenkreis geeignet ist. Jeder, der das grundlegende Ordnungssystem der Kartei kennt, kann Karten zu dem gewünschten Thema finden und neues Wissen problemlos einfügen. Karteien sind damit auch wesentlich dynamischer als es Notizbücher sind. Eines der bekanntesten Beispiele für eine solche Kartei ist der Luhmannsche Zettelkasten.

Die Grenzen eines solchen Systems liegen auch auf der Hand: die Wege vom Arbeitsplatz zur Kartei dürfen nicht zu lang sein. Es muss ausreichend Platz vorhanden sein. Und das Wissen muss sich auf das Karteiformat beschränken lassen. Aber wenn das notwendige Wissen bei Ihnen übersichtlich ist und der Platz vorhanden? Dann muss es gar nicht mehr sein. Nicht jedes Unternehmen besteht aus mehreren Konzernspalten und arbeitet an hochkomplexen Produkten mit hochkomplexen Prozessen. Wenn Sie einfach ein kleines, mittelständisches Unternehmen sind, das einfache Produkte einfach herstellt, dann reicht auch ein einfaches Wissensmanagement.

Anleitungen und Manuals

Jetzt sind Ihre Prozesse und Produkte doch etwas komplexer? Aber Sie sind trotzdem nur ein kleiner Mittelständler mit einfachen Strukturen? Wenn für Ihr Wissensmanagement wichtig ist, zumindest etwas Kontext in das Wissen zu bringen, dann sind vielleicht Manuals oder Anleitungen die sinnvollere Alternative für Sie. Für jeden Prozess oder jedes Produkt können Sie ein Handbuch anlegen, dass die einzelnen Komponenten und Schritte erklärt. Das ist zwar nicht mehr ganz so dynamisch wie das Karteisystem, es ermöglicht aber wesentlich komplexere Zusammenhänge zu vermitteln. Wenn Ihr Wissensmanagement also zwar nicht allzu dynamisch, aber dafür zumindest einem Mittelmaß an Komplexität gewachsen sein muss, dann kann eine „Manual“- Bibliothek das optimale Wissensmanagement für Sie sein.

Wikis

Die Dinge sind vielleicht nicht so komplex bei Ihnen, aber Sie sind eben kein kleiner Laden mehr? Sie können die Kollegen nicht bei jeder Frage in den nächsten Stock zur Kartei laufen lassen, die sich inzwischen auf mehreren Quadratmetern erstreckt? Dann gibt es natürlich auch die digitale Lösung. Wikis haben außerdem einen weiteren charmanten Vorteil: Sie sind nicht wie physische Karteikarten in der Länge begrenzt und lassen Verlinkungen zu. Anstatt dem verweis auf einer Karte zur nächsten zu folgen, tut es ein einfacher Klick. Und als digitale Plattform benötigt es nicht nur weniger Platz, mehrere Kollegen können remote gleichzeitig darauf zugreifen. Wikis sind also die New Work Variante von Karteien und eine einfache Wissensmanagement-Lösung für alle, die zwar viele sind, aber nicht unbedingt die komplexesten Zusammenhänge beachten müssen.

Wissensdatenbanken

Wissensdatenbanken sind so ziemlich der Industriestandard im Wissensmanagement Stand heute. Was Wissensdatenbanken von Wikis abhebt, ist die Komplexität Ihrer Verknüpfungen und der Grad an Einbindung und Auswertung, die damit möglich werden. Vielleicht stellen Sie sich den Unterschied so vor: Ein Artikel in einem Wiki ist eine Komponente, die Sie zwar auch bewegen und anders verbauen können, die Komponente selbst bleibt aber, wie sie ist. in einer Wissensdatenbank existieren die Einzelteile der Komponente separat und können auch als solche ausgewertet werden, oder vom System wieder intelligent zusammengesetzt. Wissensdatenbanken sind genau so dynamisch oder noch dynamischer, wie es Wikis sein können,  aber für einen viel höheren Grad an Komplexität geeignet. Außerdem ermöglichen Wissensdatenbanken auch die Einbindung anderer Inputs, wie z.B. Kundenfeedback aus dem Self-Service o.ä. Ein besonderer Reiz besteht nämlich darin, eine solche Wissensdatenbank nicht nur intern zu nutzen, sondern über ein Portal auch für Kunden zu öffnen. So kann ihr Wissensmanagement also viel umfassendere Perspektiven einnehmen, als die vorangegangenen Methoden.

Agile Arbeitsgruppen

Am Schluss stellen wir noch einmal alles auf den Kopf und verabschieden uns vom ordentlichen Wissensmanagement-System und schauen uns die neue Agilität im Wissensmanagement an. Denn auch agile Teams sind eine Form von Wissensmanagement. Dafür müssen Sie ausreichend divers sein und jeden Schritt der Prozesskette abbilden können. Wenn diese Teams dann aber Aufgaben gemeinsam lösen, fließt bei einer kollaborativen Kultur automatisch das Wissen aus allen Bereichen zusammen. Dafür muss man als Firma nicht nur divers sein: vor allem lohnt sich diese Zusammenarbeit nur dann, wenn wirklich nahezu jedes Problem komplex ist. Für einfache oder einfach nur komplizierte Aufgaben, ist der Personalaufwand sicher nicht sinnvoll. Aber gerade kleinere Firmen, die ein Wissensmanagement für Komplexität suchen, brauchen vielleicht gar keine Tools, sondern nur sich selbst in einer neuen Zusammensetzung. Wer hier Input sucht, kann welchen in unserer Abteilung zu Intelligent Swarming finden.