Viele Unternehmen kennen die Situation aus ihrem Projektgeschäft: Bevor Kunden den Auftrag erteilen, sind häufig mehrere Tage Aufwand in Konzeption und Vorstellung des Angebotes geflossen. Nicht selten sind die Vertriebsmitarbeiter dabei von Presales-Spezialisten und Fachberatern unterstützt worden. Deren zeitlicher Aufwand wird jedoch nur bei einem kleinen Teil der Unternehmen in die Projektkalkulation mit aufgenommen. Noch seltener gelingt es, diesen Aufwand in voller Höhe den Kunden in Rechnung zu stellen.

Vor einigen Jahren haben wir zur Abschätzung dieses Presales-Aufwandes eine Befragung in Unternehmen durchgeführt. Diese Umfrage haben wir nun aktualisiert und mit dem damaligen Ergebnis verglichen. Noch immer fällt es Unternehmen schwer, den Presales-Aufwand für Projekte zu fakturieren.

Befragt wurden Geschäftsführer, Vertriebsleiter, Projektleiter und Service-Manager aus Unternehmen der IT-Branche. Die Teilnehmer sollten beantworten, wie ihre Unternehmen auf komplexe Projektanfragen reagieren. Weiterhin wurde nach der Höhe des investierten Presales-Aufwandes im Verhältnis zum späteren Projektumfang gefragt. Abschließend sollten sie sich zu den angewendeten Strategien äußern, die hohen Aufwand vermeiden helfen.

Sowohl kleine als auch sehr große Unternehmen haben demnach einen guten Überblick über den Aufwand, den sie in den Vertragsabschluss von Projekten investieren. Im Mittelstand haben jedoch zwischen 13 und 22 % der befragten Unternehmen keine Kenntnis über diese Kosten. Darum fehlen diesen Firmen die Steuerungsmöglichkeiten, um ihre Abläufe zu optimieren.

Die Analyse der Antworten förderte zutage, dass der Vertriebsprozess für Projekte und Dienstleistungen in vielen Unternehmen des Mittelstandes nicht optimiert ist. Es fehlt an standardisierten Lösungen, die ohne großen Beratungsaufwand verkauft werden können. Ein großer Teil der mittelständischen Unternehmen erfasst den investierten Aufwand zum Vertragsabschluss überhaupt nicht. In der Projekt-Nachkalkulation, die nur von einem Teil der Unternehmen durchgeführt wird,  werden diese Beratungsaufwendungen nicht berücksichtigt. Die erwirtschafteten Deckungsbeiträge der Projekte sind also niedriger als vermutet.

Der Mittelstand vergibt damit Tag für Tag zahlreiche Chancen, die Effizienz seiner Vertriebs- und Service-Prozesse zu optimieren.  In den untersuchten Unternehmen ergeben sich Einsparpotentiale von mehreren Tausend Euro je Projekt. Diese Summen zu verschenken, kann sich heute eigentlich niemand leisten.

Die vollständigen Ergebnisse der Umfrage können kostenfrei bei uns angefordert werden.