In den letzten Wochen haben mich immer wieder Schreiben meiner Bank erreicht, in denen sie die Umstellung auf SEPA ankündigt und mir rät, mich rechtzeitig darum zu kümmern.
Was sich hinter den Abkürzungen SEPA, IBAN und BIC verbirgt, lässt mit der Suchmaschine des eigenen Vertrauens schnell heraus finden. Oder man sieht gleich in der Wikipedia nach.
Nach endlichem Lesen findet man heraus, worum es eigentlich geht: Die bisherige Kontonummer und Bankleitzahl werden durch IBAN und vorübergehend auch BIC ersetzt. Zudem wird das Bankeinzugsverfahren neu geregelt. Klingt einfach, ist es aber nicht, weil daran eine ganze Reihe von Änderungen mit hängen.
An allen Stellen, wo ein Unternehmen bislang Kontonummer und BLZ angegeben hat, müssen künftig IBAN und BIC angegeben werden. Das gleiche gilt sinngemäß natürlich auch, wenn Sie selber von Kunden diese Daten erfragen oder speichern. Hier sind künftig die neuen Angaben gefragt.
Das fängt ganz banal mit dem eigenen Briefpapier an, geht weiter über Flyer und Broschüren bis hin zur eigenen Webseite. Wie sieht es mit den elektronischen Vorlagen für Briefe, Rechnungen, Mahnungen und Verträge aus? Beherrscht Ihre Software-Landschaft die neuen Formate? Das Buchhaltungs- und Onlinebankingprogramm, sowie Ihr CRM-System?
Sollten Sie bislang per Bankeinzug offene Forderungen gegen Ihre Kunden eingezogen haben, müssen auch diese Einstellungen geändert werden. Das gleiche gilt umgekehrt für die Lieferanten, die Zahlungen von Ihnen erwarten.
Lastschrift, Einzugsermächtigung oder Abbuchung?
Im Bereich von Lastschriften kommen sehr viele Änderungen auf Sie zu. Während eine Einzugsermächtigung auch nach Wochen noch zurückgebucht werden kann, ist eine Abbuchung so bindend, als hätten Sie das Geld selbst überwiesen. Das ist für den Empfänger der Zahlung natürlich wesentlich sicherer. Hätten Sie’s gewusst?
Im SEPA wird dann unterschieden zwischen Basis-Lastschrift (acht Wochen lang rückbuchbar, auch für Privatpersonen nutzbar) und Firmen-Lastschrift. Wie der Name sagt, ist sie nur bei Firmenkunden möglich, nicht bei Privatpersonen. Die bisherige Einzugsermächtigung heißt künftig Lastschriftmandat. Firmen-Lastschriften müssen im Zuge der Umstellung mit neuen Mandaten versehen werden. Für Basis-Lastschriften hat eine Änderung der AGB bei den meisten Banken und Sparkassen dies bereits bewirkt.
Ob Online-Lastschriften – gerne genutzt als Zahlungsart in Webshops – auch weiterhin möglich sein werden, wird unter Banken und Gesetzgeber noch diskutiert.
Um eine Lastschrift einzuziehen, muss das Unternehmen über eine von der Bundesbank vergebene Gläubiger-Identifikationsnummer verfügen und zusätzlich ein Mandatsreferenz angeben. Sie ermöglicht die eindeutige Erkennung und Zuordnung einer Lastschrift.
Weitere Auflagen und Vereinbarungen mit der Hausbank können nötig sein, um letztendlich wie gewohnt Lastschriften für erbrachte Leistungen einzuziehen.
Wer bis hierhin mit dem Lesen durchgehalten hat und nun feststellt, dass einige der oben erwähnte Dinge für ihn noch offen und ungeklärt sind, sollte sich mit seiner Hausbank in Verbindung setzen.
