Seit vielen Jahren arbeiten wir mit Red Hat auf europäischer Ebene in verschiedenen Bereichen des Partner-Vertriebs und Partner-Marketings zusammen. Das kontinuierliche Wachstum von Red Hat erfordert es, ständig interne Abläufe neu zu definieren, zu dokumentieren und zu überarbeiten.

Im Rahmen unserer langjährigen Zusammenarbeit mit dem Red Hat EMEA Partner Marketing Team definierten und dokumentierten wir die Prozesse für die Koordination sämtlicher Partner Marketing Aktionen in EMEA.

Situation

Red Hat hat in den letzten Jahren den Vertrieb über Partner in Europa, im Mittleren Osten und Afrika (EMEA) kontinuierlich ausgebaut. In allen Ländern und Regionen wurden lokale Teams etabliert, welche den lokalen Red Hat Partner beim vermarkten von RedHat Lösungen mit Unterstützung zur Seite stehen.

Das zentrale Red Hat EMEA Partner-Marketing hat die Aufgabe, die gesamten Marketingaktionen zwischen den lokalen Partnern und regionalen Red Hat Marketing-Verantwortlichen auf der einen Seite und den verschiedenen globalen Red Hat Business Units, verantwortlich für die verschiedenen Produktlinien, auf der anderen Seite, zu koordinieren. Und das entsprechende Budget zu verwalten.

Herausforderungen

Aufgrund des schnellen Wachstums der Organisation gab es keine verbindliche Dokumentation, wie diese Koordination erfolgt. Vieles beruhte auf direkten Absprachen zwischen einzelnen Mitarbeitern, es gab keine klaren Terminvorgaben.

Die Entscheidungswege und Grundlagen für Entscheidungen, warum werden bestimmte Aktionen durchgeführt, welche Voraussetzungen gelten für eine Durchführung, wie erfolgt die EMEA weite Koordination – all das war den Mitarbeitern bekannt, aber nicht an zentraler Stelle einheitlich und übersichtlich dokumentiert.

Neue Marketing Mitarbeiter in den Ländern taten sich schwer damit, sich in diese Vorgänge zu integrieren und sich einzubringen.

Die Herausforderung bestand nun darin, all diese Schritte zu dokumentieren und in verbindliche Regeln zu fassen, ohne die Flexibilität und Schnelligkeit der Organisation einzuengen.

Aktionen

Gemeinsam mit dem Red Hat EMEA Partner Marketing definierten wir zunächst das Ziel der Prozessbeschreibung und, ganz wichtig, den Detailgrad. Die Unterlagen zu den bestehenden Abläufen wie Emails, Tabellen und Präsentationen wurden gesichtet und durch die Ergebnisse der Interviews mit einzelnen Mitarbeitern ergänzt.

Damit ergab sich eine erste Beschreibung einer Prozesskette mit Verantwortlichkeiten. Diese haben wir grafisch nach BPMN 2.0 dargestellt. Die Prozesskette war für alle Beteiligten sehr einfach zu verstehen und in weiteren Workshops wurde die Darstellung verfeinert, verbessert und die Prozesse für ganz Europa vereinheitlicht.

Ergebnisse

Durch die grafische Darstellung der Prozesschritte, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne, existiert jetzt eine übersichtliche, für alle beteiligten verständliche Dokumentation wie Partner Marketing Aktivitäten bei Red Hat in EMEA geplant und koordiniert werden. Die vorher bereits existierenden Prozesse wurden koordiniert und in einer Dokumentation mit den wichtigsten Schritte zusammengefasst. Jeder Beteiligte, weiß welche Aufgaben er innerhalb des Prozesses hat und wie er vorzugehen hat, falls er Aktionen mit oder für Partner plant. All dies vereinfacht die interne Zusammenarbeit erheblich, senkt die Reibungsverluste, spart Zeit und Geld.

Unser Beitrag

Projektleitung, Moderation der Workshops, Interviews mit Fachexperten, Zusammentragen der einzelnen vorhandenen Teilschritte, Dokumentation der Prozesse nach BPMN 2.0.