Sie wollen also Intelligent Swarming ® machen…

So so, Sie haben sich Intelligent Swarming® augeguckt. Sind Sie ein Fan von allem, was „smart“ und „intelligent“ ist? Oder mochten Sie die Assoziation mit Frank Schätzings Roman „der Schwarm“? Ist auch nicht so wichtig, Swarming ist ein ziemlich flexibles und trotzdem solides Rahmenwerk für Kollaboration. Womit Sie vielen einen großen Schritt voraus sind: Sie kollaborieren nicht nur irgendwie, Sie wollen mit System kollaborieren!

Erfahrungsgemäß macht das einen riesigen Unterschied, denn die meisten Teams die jetzt auch kollaborieren verbringen wesentlich mehr Zeit damit, Kollaborationen zu planen, als wirklich zu kollaborieren. Gut, dass Sie da von Anfang an System reinbringen – das wird Ihnen viele Kopfschmerzen sparen. Apropos vorher Gedanken machen:

1. Verstehen

Das sollten Sie hier auch. Intelligent Swarming® ist nämlich mehr als einfach Leute in ein Team in einen Besprechungsraum oder ein Großraumbüro zu werfen und zu hoffen, dass der flippige Wasserspender schon Gespräche anregt. Die „Intelligenz“ kommt daher, dass Arbeit, Kollegen und Aufgaben auf Eigenschaften analysiert werden und die dann sinnig verknüpft werden sollen. Sie sollten also bevor Sie überhaupt weitermachen, überlegen:

• Was mit „Eigenschaften“ gemeint ist
• Was Sie mit diesen „Eigenschaften“ machen sollen
• Welche 3 Praktiken Sie damit umsetzen sollen
• Wie sich das auf Ihre Arbeit auswirkt
• Was Sie dann davon haben

Und dann machen Sie erstmal in Ruhe Ihren Business Case und schauen, mit welchen Leuten Sie dieses Thema angehen können. Die gute Nachricht ist, dass Sie im Gegensatz zu KCS® auch super einfach in einem kleinen Team anfangen können, und munter drauf los testen können, sofern Sie die Motivation haben, auch 1-2 Rückschläge zu dulden. Die schlechte Nachricht ist, dass Sie erstmal ähnlich viel lesen müssen. Der Intelligent Swarming Praxis-Ratgeber ist ähnlich wie bei KCS® die Fibel, die Sie durcharbeiten müssen, und die Sie sich entsprechend zu Herzen nehmen sollten. Wer nicht gerne liest, kann auch einen eintägigen Workshop machen oder ein 2-stündiges Online-Training besuchen (das allerdings mehr ein Überblick als ein umfassender Vorbereitungskurs ist – vielleicht was um die Kollegen zu überzeugen?).

Wenn Sie so weit sind, haben Sie sicher schon eine Ahnung:

2. Kultur & Datenschutz

Swarming merkt man seine amerikanischen Wurzeln wirklich sehr an – zumindest gibt es mit dem gemeinsamen Klassifikationsmodell, dem Reputationsmodell und eventuell zukünftiger Automation eine Menge mit dem Datenschutzbeauftragten zu besprechen. Wir sind schon an anderer Stelle auf die Wahl zwischen Komfort und Datenschutz eingegangen, deshalb sparen wir uns hier die Wiederholung. Es sollte Sie auf jeden Fall dazu anhalten, wirklich erstmal manuell zu starten und nicht zu viel mit Technik lösen zu wollen.

Unser Tipp: nehmen Sie die Gestaltungsphase wirklich als Einladung, alle unangenehmen Gespräche zur Kultur und zur Arbeit zu führen. Am Beispiel lässt sich am besten diskutieren und in der Gestaltungsphase sollten Sie nichts in Stein meißeln. Schauen Sie einfach, womit die Kollegen sich wohl genug fühlen um mitzumachen und schauen Sie, wie sich die Komfort-Datenschutz-Grenze verschiebt. Sie müssen in dieser Phase wirklich nicht mehr als nötig investieren – viele Firmen stemmen die Gestaltung sogar komplett mit Bordmitteln.

Faustregel: wenn Sie sich unsicher sind, ob die Technik das so hergibt, kümmern Sie sich um das falsche Problem.

3. Viel reden

Wenn Sie nicht gerne diskutieren, ausprobieren und ändern, sind Sie beim Swarming falsch (zumindest in der gestaltenden Rolle). Wenn Sie alle Mitarbeiter in ein intelligentes Netz einbeziehen wollen, müssen Sie mit allen Reden. Und dann müssen Sie alle Eigenschaften, denen Sie begegnen auch verarbeiten. Die Methodologie ist so schön agil, weil sie sich theoretisch an alles anpassen kann – dafür müssen Sie nur dauernd miteinander reden. Ganz ernst: der Sinn von Swarming ist, aus jeder Interaktion etwas zu lernen und die nächste relevanter zu gestalten. Das geht nicht, wenn Sie einzeln vor sich hinarbeiten und Ihre Gedanken für sich behalten. Zumindest nicht, bis Sie Telepathie erfinden, und wir sind wirklich gespannt, wie das dann mit dem Datenschutz klappt.

4. Machen

Und ganz am Ende dürfen Sie nicht den größten aller Fehler machen: vor lauter reden das machen vergessen. Wirklich alle agilen Methoden sind erlaubt, damit Sie einfach ins machen kommen. Entwerfen Sie einen Prototyp, machen Sie Sprints – Hauptsache es passiert etwas. Reden Sie nebenbei weiter – aber werden Sie nicht zur Salzsäule. Das unausgesprochene Gesetz ist: Sie lernen viel mehr, wenn Sie etwas ausprobieren. Ihre Vorstellungskraft reicht nicht für all die Dinge, die Ihnen auffallen werden. Und noch weniger können Sie sich echtes Nutzerverhalten vorstellen.

Wem das jetzt alles etwas unstrukturiert vorkommt, der kann gleich nochmal Punkt 2 machen, denn eigentlich hat Intelligent Swarming® viel System – man muss halt nur viel im Kopf behalten. Intelligente Systeme sind intelligent, weil sie verknüpft, komplex und interdependent sind. Also nein, sie sind nie einfach und sie sind auch nie „fertig“. Jede Änderung bedeutet, dass die Eigenschaften sich ändern, die Beziehungen zwischen Komponenten sich verschieben und das System sich ändert. Ja, ab dem Moment wo Sie etwas neues Lernen, ändert sich das System. Intelligent Swarming® ist eine ständige Reise und darauf müssen Sie sich gefasst machen. Ein bisschen ist es wie mit einem Garten oder einem Haustier. Damit sind Sie auch nie fertig, und sie müssen sich darum kümmern und sich auf Änderungen einlassen.  Es wächst auch mit Ihnen und kann Sie wirklich die ganze Karriere über begleiten. Also: Fangen Sie bei Schritt 1 an und machen Sie einen Schritt nach dem nächsten. Intelligent Swarming® kümmert sich nicht um große Sprünge. Nur um den nächsten Schritt, der alles ein kleines Bisschen besser macht.

Vielleicht haben Sie ja auch schon unseren Artikel „Sie wollen als KCS® machen…“ entdeckt. Dann würde uns interessieren, ob Sie die Zukunft eher in strukturierten Doppelschlaufen wie bei KCS oder in dynamischer Organisation wie Swarming sehen. Wir können uns bisher noch nicht entscheiden – also her mit den Argumenten!